V minulém díle jsme vám ukázali, jak vytvořit podsložku. Nyní si tuto novou složku můžete přejmenovat. Nejrychleji to uděláte tak, že na ni klepnete pravým tlačítkem myši a vyberete volbu Přejmenovat. Otevře se okénko, kam napíšete nový název a potvrdíte. Změna se projeví okamžitě. V poštovní schránce si můžete vytvořit libovolné množství složek a roztřídit došlé, odeslané či odstraněné zprávy. Pokud se nechcete s tříděním zdržovat, můžete si nastavit automatická pravidla, která poštu roztřídí za vás.
Automatická pravidla
Jednoduché pravidlo vytvoříte tak, že si z nabídky nahoře zvolíte Nástroje, pak Pravidla pro zprávy a Pošta. V novém okně uvidíte na první kartě pravidla pro poštu (nejprve tam nebude žádné). Chcete-li nové pravidlo, použijte tlačítko Nové. Nyní musíte určit dva parametry. Každé pravidlo má výchozí podmínku, která musí být splněna, aby nastala zvolená akce. Například pro svou nepřítomnost si můžete vytvořit pravidlo, které za vás bude automaticky odpovídat. Podmínku tvoří varianta Pro všechny zprávy, zde můžete dát pravidlo Odpovědět zprávou. Zprávu si předem připravíte. Stačí jednoduchá informace, že se ozvete ihned po návratu. Nakonec si pravidlo pojmenujte a uložte. Jiné pravidlo může všechny zprávy od vybrané osoby přesouvat do některé ze složek nebo podsložek. V podmínce nastavíte odesílatele a v akci složku, kam se mají zprávy přesouvat.
Nevýhodou může být, že pravidlo je aktivní pouze pokud je schránka otevřená. Došlou poštu si musíte vždy stáhnout na svůj počítač z poštovního serveru. Akce podle nastavených pravidel proběhnou až po stažení pošty. Takže pokud odjíždíte na dovolenou, museli byste někoho požádat o průběžné stahování pošty.
Pravidla slušného chování
E-mailová zpráva má charakter dopisu a podle toho bychom k ní měli přistupovat. Samozřejmě se rozlišuje, zda se jedná o dopis osobní či formální, v obou případech se však sluší uvést řádné oslovení. Pokud jste nuceni psát bez českých znaků, může vás to svádět k nedodržování velkých písmen a netvoření vět. Přesto je jistě příjemnější číst pěkně formulovaný a jasný text, než se snažit vyznat v nesouvislých poznámkách. Podle toho, komu je dopis určen, se volí také vykání nebo tykání. Jinak by měla vypadat zprávička pro kamaráda a jinak první dopis, který píšete neznámé osobě.
E-mailové zprávy jsou obvykle stručnější než klasický psaný projev, také proto, že pokud příjemce něčemu neporozuměl, snadno obratem pošle dotaz. Právě v rychlosti je výhoda elektronické pošty. Na druhou stranu, byste na příjemce neměli naléhat. Pokud si někdo chce odpověď řádně promyslet, měl by k tomu dostat příležitost. Nesluší se příjemce zahrnovat zprávami bezúčelně nebo mu posílat zprávy, o které nestojí. S tím souvisí i rozumná zdvořilost. Budou-li vaše dopisy příjemné počtení zakončené přáním dobrého dne, budou i zprávy pro vás v podobném duchu. Pod dopis byste se měli vždy podepsat, přestože poštovní systém sám obvykle doplní odesílatele.
Volba příloh
K etiketě patří také ohleduplnost k příjemci po technické stránce. Měli byste uvážit, jakým způsobem je adresát připojen k internetu a podle toho volit velikost příloh, délku zpráv a další nastavení. Píšete-li někomu, kdo je připojen vytáčenou linkou a modemem, jistě ho nepotěšíte velkými přílohami, dobu strávenou stahováním souborů bude muset zaplatit. Existují i další způsoby posílání velkých souborů po internetu, jednou z možností je například služba FTP. Velké soubory (až 10 MB) můžete také zanechat v úschovně na internetové adrese http://www.uschovna.cz, kde si je lze snadno vyzvednout. A poslední pravidlo: Odchozí i příchozí zprávy byste měli z důvodu bezpečnosti kontrolovat antivirovým programem. Tím chráníte sebe i každého, s kým chcete pomocí e-mailu komunikovat.
